دبیرخانه سازمان مرکزی
 |
مهدی ابراهیمی مسئول اداره دبیرخانه سازمان مرکزی تلفن : 2164 -3880 |
دبیرخانه سازمان مرکزی شامل بخش‌های ماشین‌نویسی، بایگانی و تکثیر می‌باشد. این واحد وظیفه ارسال و دریافت مکاتبات واحدهای مستقر در سازمان مرکزی و دانشکده‌ها و واحدهای تابعه را به‌عهده دارد. همچنین در راستای تحقق دولت الکترونیک علاوه بر ارسال مکاتبات از طریق پست، بخش عمده‌ای از مکاتبات را از طریق سامانه‌های الکترونیکی ERP و شبکه دولت ارسال می‌کند.
شرح وظایف
- دریافت، ثبت و ارسال یا توزیع نامه‌های وارده و صادره؛
- بازبینی و کنترل نامه‌ها از جهت ضمائم و پیوست‌ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه‌ها؛
- ارسال نامه‌ها به اتوماسیون افراد گیرنده؛
- به‌روز رسانی مشخصات نامه ثبت شده؛
- پی‌گیری و نظارت بر گردش مکاتبات تا اتمام این فرآيند؛
- تفکیک و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و دعوت نامه‌ها بین واحدها؛
- دریافت و توزیع کتب و خبرنامه‌ها و نشریات واصله به دانشگاه به واحدها و دانشکده‌های مربوطه؛
- ارسال مکاتبات و مراسلات از طریق پست پیشتاز، سفارشی، عادی، بارنامه هوایی؛
- بهره‌گیری از سیستم دورنگار جهت دریافت و ارسال مکاتبات؛
- مطالعه پرونده‌های راکد و تهیه فهرست‌ها و صورت‌های مورد نیاز؛
- تفکیک کلی نامه‌ها بر اساس موضوع، پرسنلی، رفاهی و ... جهت بایگانی؛
- اندیکس مکاتبات در رایانه؛
- بایگانی نمودن مکاتبات در پرونده‌ها؛
- راکد نمودن پرونده‌های موضوعی، پرسنلی، بازنشسته‌ها، متوفیان و انتقال از دانشگاه؛
- لاک و مهر نمودن پرونده‌های پرسنلی و هیأت علمی؛
- تکثیر نامه‌ها، بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها، جزوات آموزشی کارکنان، احکام کارکنان، سوالات آزمون‌های مختلف، امور مربوط به همایش‌ها و سمینارها؛
- تهیه آمار روزانه چاپ و تکثیر؛
- تایپ کلیه نامه‌ها، صورتجلسه‌ها، جداول و نمودارها، احکام و ویرایش نامه‌های تایپ شده؛
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق.