دبیرخانه سازمان مرکزی

دبیرخانه سازمان مرکزی شامل بخش‌های ماشین‌نویسی، بایگانی و تکثیر می‌باشد. این واحد وظیفه ارسال و دریافت مکاتبات واحدهای مستقر در سازمان مرکزی و دانشکده‌ها و واحدهای تابعه را به‌عهده دارد. همچنین در راستای تحقق دولت الکترونیک علاوه بر ارسال مکاتبات از طریق پست، بخش عمده‌ای از مکاتبات را از طریق سامانه‌های الکترونیکی ERP و شبکه دولت ارسال می‌کند.

ماموریت و رسالت

  • ثبت و ارسال سریع و صحیح نامه‌های دریافتی؛
  • بهره‌گیری از سیستم paper less در دریافت و ارسال مکاتبات؛
  • اندیکس کردن صحیح نامه‌ها جهت بازیابی سریع آن‌ها؛
  • دقت در تایپ نامه‌های دریافتی از واحدها؛
  • مکانیزه نمودن سیستم بایگانی؛
  • موضوع‌بندی صحیح نامه‌ها جهت سهولت در جستجوی آن‌ها.

 

شرح وظایف

  • دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های وارده و صادره؛
  • بازبینی و کنترل نامه‌ها از جهت ضمائم و پیوست‌ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه‌ها؛
  • ارسال نامه‌ها به اتوماسیون افراد گیرنده؛
  • به‌روز رسانی مشخصات نامه ثبت شده؛
  • پی‌گیری و نظارت بر گردش مکاتبات تا اتمام این فرآيند؛
  • تفکیک و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و دعوت نامه‌ها بین واحدها؛
  • دریافت و توزیع کتب و خبرنامه‌ها و نشریات واصله به دانشگاه به واحدها و دانشکده‌های مربوطه؛
  • ارسال مکاتبات و مراسلات از طریق پست پیشتاز، سفارشی، عادی، بارنامه هوایی؛
  • بهره‌گیری از سیستم دورنگار جهت دریافت و ارسال مکاتبات؛
  • مطالعه پرونده‌های راکد و تهیه فهرست‌ها و صورت‌های مورد نیاز؛
  • تفکیک کلی نامه‌ها بر اساس موضوع، پرسنلی، رفاهی و ... جهت بایگانی؛
  • اندیکس مکاتبات در رایانه؛
  • بایگانی نمودن مکاتبات در پرونده‌ها؛
  • راکد نمودن پرونده‌های موضوعی، پرسنلی، بازنشسته‌ها، متوفیان و انتقال از دانشگاه؛
  • لاک و مهر نمودن پرونده‌های پرسنلی و هیأت علمی؛
  • تکثیر نامه‌ها، بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها، جزوات آموزشی کارکنان، احکام کارکنان، سوالات آزمون‌های مختلف، امور مربوط به همایش‌ها و سمینارها؛
  • تهیه آمار روزانه چاپ و تکثیر؛
  • تایپ کلیه نامه‌ها، صورتجلسه‌ها، جداول و نمودارها، احکام و ویرایش نامه‌های تایپ شده؛
  • انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق